新型コロナウイルス感染予防をきっかけに、テレワークの導入が急速に進みました。テレワークは「働き方改革」や「新しい働き方」として受け入れられている一方で、調査結果では6割以上の方が「テレワークで働いているときに、書類対応や押印のためだけに出社した経験がある」と回答しており、テレワーク推進の難しさが伺えます。

https://japan.cnet.com/article/35150430

このような状況の中、テレワークで業務を効率的に進める鍵となるのが「ペーパーレス化」です。本記事では、今後もテレワークが普及していくことを見据えて、業務効率を下げないために企業が取り組むべき対策を紹介します。

ペーパーレス化がテレワーク成功の鍵

テレワークは、感染予防のためだけでなく、通勤時間がかからないなどのさまざまなメリットがあり、働き方改革の施策として導入が進められています。しかし、そのテレワークを推進するためには、ペーパーレス化が欠かせません。たとえば、申請書や契約書、書類の原本などの、業務に必要な資料が「紙」で保管されている場合、会社に行かなければ資料を見ることができないため、テレワーク環境があっても、出社しないと業務が進みません。会社に行かないと進まない業務を減らす手段の１つが、ペーパーレス化といえます。

ハンコ文化、押印業務からの脱却へ

また、テレワークの推進にあたって、大きな阻害要因となっているのが、書類への押印業務です。日本の企業では、根深いハンコ文化があり、さまざまな文書において、紙の書類に押印が必要な場合があります。書類の押印や、押印した書類を相手先に郵送するためだけに会社に行かなければならないケースが多いようです。新しい生活様式が求められる今こそ、長く続いたハンコ文化を脱却するタイミングではないでしょうか。

テレワークにおけるペーパーレス化のメリット

テレワークを推進するために欠かせないペーパーレス化のメリットは数多くあります。ここからは、ペーパーレス化によってどのような効果が期待できるのか見ていきましょう。

メリット1：場所を選ばずに仕事ができる

ペーパーレス化の最大の利点は、出社しなくても業務ができることです。通勤の負担がなくなり、育児や介護などとも両立しやすくなります。ペーパーレス化が進んでいないと、せっかくテレワークを導入していても、業務を進めるために必要な書類を探して、その書類のコピーを取るために出社するなど、場所にとらわれた作業が発生してしまいます。

メリット2：業務効率化につながる

紙の書類の場合、キャビネットの膨大な書類から手作業で探さなければなりません。書類をペーパーレス化することで、パソコンやスマホからファイルを検索できるようになり、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。ファイル名や文書内の文言などでどこからでも検索できるようになるので、業務の効率化につながります。例え、情報が数千万件あったとしても、見つけたい情報をすぐに参照することができ、大幅に時間を削減できます。

メリット3：コスト削減につながる

紙の書類は、保管場所の確保のほか、コピー代や郵送費などのコストが発生します。ペーパーレス化することで無駄なスペースやコストを省けるだけでなく、データの複製やメール送信など書類のやりとりも効率的に行えます。

メリット4：セキュリティ対策になる

紙の資料は「持ち出す」「書き出す」「閲覧する」という、すべての行動に情報漏洩のリスクが伴います。NPO日本ネットワークセキュリティ協会の統計データによると、個人情報の漏洩インシデントは2017年、2018年共に紙媒体経由が最多という調査結果が報告されています。

https://www.jnsa.org/result/incident/data/2018incident_survey_sokuhou.pdf

この調査は紙媒体のセキュリティリスクの高さを物語っています。ペーパーレス化を行い、必要な人だけにアクセス権を与えておくことで、安全に業務を行うことができます。

電子契約でさらなる業務効率化を実現し、契約締結までの時間を短縮

さまざまなペーパーレス化のソリューションの中でも、いま、特に注目されているのが「電子契約」です。「電子契約」とは、インターネット上で電子ファイルを受け渡し、電子署名（サイン）することで、契約締結が完了できる仕組みです。働き方改革によるテレワークの拡大などで、電子契約サービスを利用する企業は増加しており、今後も市場が急速に拡大すると予測されています。

電子契約を導入することで、紙の契約書の場合に必要となる印刷や押印、郵送が不要となり、契約にかかるコストを削減するだけでなく、締結までの時間を大幅に短縮することが可能です。特に海外との契約の場合は、締結まで数週間かかることも珍しくないため、紙を利用せず電子データのみで契約できることは大きなメリットです。また、紙の契約書に必要となる印刷代を削減できることや、契約書の管理がしやすくなり、コンプライアンスの強化につながることも電子契約のメリットになります。

電子契約を導入するにあたって

電子契約を導入する際の一番の懸念としては法的に問題がないか？ということが挙げられるかと思います。しかし実際は、とても多くの契約書に適用が可能です。日本では2001年、押印や署名が無くても契約でき、法的効力を発揮することを定めた「電子署名法」が成立しました。

この法律によって、電子署名と電子署名用証明書が紙媒体の印鑑と印鑑証明書の代わりとなり、双方の合意意思をデジタルで安全に記録できるようになったのです。また、誰がいつデータを作成し、承認したのかをログとして記録できるので、強い証拠として残すこともできます。万が一、改ざんしようとしても、検知する機能があるので安心してご利用いただけます。

契約業務全体のペーパーレス化で、さらに便利に

電子契約の導入によって、テレワークであっても契約行為をスピーディに進めることができます。しかし、実は、一般的な契約業務には、契約行為だけでなく、契約書類の作成から、締結した契約書の原本管理、契約更新など、その前後に数多くのステップが存在します。むしろその部分に、契約行為以上に作業の工数がかかっているのが現状です。

契約プロセスを電子契約に切り替えるタイミングで、それらのステップをペーパーレス化することで、さらに業務の効率化を図ることが可能となります。契約業務全体をペーパーレス化する場合、契約前と契約後のそれぞれで実現にあたって考慮したい点があります。

契約前（契約書作成～契約内容の調整）の考慮点

1. 社外を含めた関係者との、契約内容についての情報共有
2. 情報の行き違いや、指摘の反映漏れの防止
3. 途中で担当が変わった場合などの、過去の経緯の共有

など

契約後（契約書の保管～管理）の考慮点

1. 契約内容の問い合わせや、契約の更新時などに必要となる、過去の契約情報の保管
2. 契約締結までの経緯やさまざまな関連文書の共有
3. 紙媒体の契約書も含めた、過去に契約した契約書の管理

など

これらの考慮点を検討して契約業務全体を改善することで、電子契約の効果を最大化することができます。電子契約の導入と合わせて、ぜひその後の展開を視野に入れつつ、業務全体のペーパーレス化をどう進めていくかについても検討を進めましょう。

まとめ

新しい生活様式に基づいた働き方を推進する上で、テレワーク（在宅勤務）やペーパーレス化は、より重要性を増しています。テレワーク推進の障壁となる押印（ハンコ）業務には、電子契約のようなペーパーレス化を推進する仕組みを導入することで、障壁を取り払うだけでなく、紙媒体で必要だった印刷や郵送にかかる費用や、印紙代などを節約しながら、スピーディに業務を進めることができます。さらに、紙の書類だけでなく、業務全体をペーパーレス化してゆくことが、テレワーク業務のさらなる効率化に有効といえるでしょう。この機会にぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。